La mayoría de las disputas entre freelancer y cliente no se originan en el precio. Se originan en los silencios. Qué pasa si el cliente se demora tres meses en aprobar. Qué pasa si pide cambios fuera del alcance. Qué pasa si decide cancelar cuando ya empezaste. Nada de eso aparece en la tabla de conceptos; todo aparece en las cinco líneas de términos y condiciones que muchos olvidan al final.

Estas no son "letra chica" intimidante. Son cláusulas claras, cortas, en un lenguaje que no requiere abogado. Las cinco que siguen cubren el 90% de los conflictos que efectivamente aparecen en el trabajo independiente. Cada una viene con texto listo para copiar.

1. Vigencia de la cotización

La cláusula más básica y la más omitida. Sin vigencia, la cotización es eterna y podés terminar obligado a respetar un precio de hace seis meses con el dólar ya en otro lugar.

Texto recomendado:

La presente cotización tiene una vigencia de 15 días corridos contados desde la fecha de emisión. Transcurrido ese plazo, los precios, disponibilidad y condiciones quedan sujetos a revisión.

Variantes por contexto: 7 días en economías inflacionarias (Argentina en periodos difíciles), 30 días para proyectos grandes de ciclo largo, 10 días para servicios estacionales (eventos, bodas).

2. Forma y plazo de pago

Sin esta cláusula, el cliente asume 100% contra entrega. Eso te convierte en su fuente de financiamiento gratuita durante todo el proyecto.

Texto recomendado:

Condiciones de pago: 50% de anticipo al aprobar esta cotización; 50% restante contra entrega final del trabajo. Formas de pago aceptadas: transferencia bancaria o depósito. Los trabajos comienzan una vez recibido el anticipo.

La última frase —"los trabajos comienzan una vez recibido el anticipo"— es clave. Sin ella, el cliente puede firmar la aprobación, pedirte empezar "mientras se procesa el pago", y dejarte trabajar sin cobrar.

Anticipo recomendado por tipo de proyecto
30% – 50%
30% para proyectos chicos (menos de 2 semanas); 40-50% para proyectos medianos (2 semanas a 2 meses); 50-70% para proyectos largos o con materiales que debés comprar por adelantado.
Contrato con anotaciones en los márgenes
El scope creep es la causa principal de proyectos que terminan en pérdida. Una cláusula con número de iteraciones explícito lo previene antes de que aparezca.

3. Alcance e iteraciones

El scope creep —la expansión silenciosa del trabajo— es la causa número uno de proyectos que terminan en pérdida. Se combate con una cláusula que define qué está incluido y qué no.

Texto recomendado:

El alcance incluye los entregables listados en esta cotización. Cada entregable admite hasta dos rondas de revisiones/ajustes menores. Rondas adicionales o modificaciones al alcance se cotizan aparte y se facturan como trabajo adicional.

Variá el número de iteraciones según el servicio: 2 para diseño gráfico, 3 para desarrollo web con testing, 1 para redacción técnica. Lo importante es que el número exista explícito.

Antes aceptaba cambios infinitos porque no sabía cómo decir "eso no estaba incluido". Cuando empecé a escribirlo en la cotización, el cliente entendía al primer ajuste extra y dejaba de pedir cinco.— Carolina Paz, directora de proyecto, Santiago

4. Cancelación del proyecto

Pasa más seguido de lo que parece. El cliente empieza el proyecto, a mitad cambia de idea, decide cancelar. ¿Te quedás con el anticipo? ¿Tenés que devolver? ¿Qué pasa con el trabajo ya entregado? La cláusula de cancelación responde eso antes de que ocurra.

Texto recomendado:

En caso de cancelación por parte del cliente una vez iniciado el proyecto, el anticipo del 50% no es reembolsable. Si la cancelación ocurre con entregables parciales ya aprobados, el cliente recibe copia de lo trabajado y se liquida el porcentaje correspondiente al avance, sin perjuicio del anticipo.

Esta cláusula protege a ambas partes: el cliente sabe exactamente qué pasa si cancela, y vos tenés cubierto el tiempo ya invertido. No es una trampa; es claridad.

5. Retrasos por causa del cliente

Escenario clásico: el cliente se compromete a darte información o materiales, se demora dos semanas, y al final del proyecto te reclama que el plazo no se cumplió. Esta cláusula te protege explícitamente.

Texto recomendado:

El plazo de entrega previsto es de [X] días hábiles contados desde la recepción del anticipo y del material/información requeridos por parte del cliente. Si el cliente no entrega dichos insumos en un plazo máximo de [Y] días, el cronograma se ajusta proporcionalmente y se puede aplicar un recargo del 10% por cada semana de demora atribuible al cliente.

Parece excesiva pero solo se invoca cuando hay abuso real. Si el cliente colabora normalmente, la cláusula nunca se activa. Si intenta dilatar sin razón, la cláusula te habilita a renegociar sin conflicto.

Cómo presentar las cláusulas en la cotización

No las pongas como un muro de texto legal al final. Integralas con la misma tipografía y tamaño que el resto del documento, con una sección titulada simplemente "Condiciones" o "Términos". Numeración corta, lenguaje claro, sin pretensión legal.

Estructura recomendada:

  1. Vigencia (1 línea).
  2. Forma y plazo de pago (2-3 líneas).
  3. Alcance e iteraciones (1-2 líneas).
  4. Cancelación (1-2 líneas).
  5. Retrasos por causa del cliente (1-2 líneas).

Total: menos de media página. El cliente las lee, entiende lo que firma, y tenés cubiertos los cinco escenarios que más problemas generan. El costo de escribirlas una vez es bajísimo; el costo de no hacerlo aparece en el peor momento.

¿Y la confidencialidad? ¿Y los derechos de autor?

Cláusulas más avanzadas que no necesariamente caben en una cotización simple:

  • Confidencialidad (NDA). Si el cliente maneja información sensible, mejor firmar un NDA separado antes de cotizar. En la cotización, una línea de referencia es suficiente.
  • Derechos de autor y propiedad intelectual. Para trabajos creativos (diseño, software, contenido), aclará explícitamente cuándo el cliente recibe los derechos. Regla típica: los derechos se transfieren solo al recibir el pago total, no al firmar la cotización.
  • Uso del trabajo en portfolio. Una línea corta: "El proveedor se reserva el derecho de usar el trabajo realizado en su portfolio profesional, respetando cualquier NDA acordado."