Organización de eventos
Organiza bodas y más con tu Cotización de Eventos
Casi todo el dinero que aparece en una cotización de eventos no es tuyo: es del banquete, de la sede, del audio y del staff. Tu honorario es una línea chica dentro de un total enorme, y cuando el cliente pide bajar el número, la única partida que de verdad se puede recortar sin pelearse con un proveedor es la tuya.
Abajo está cómo se separa la coordinación de la bolsa de proveedores, un ejemplo de lanzamiento corporativo con cifras y los rangos por tamaño de evento. El cotizador arma el PDF con tu logo y tus partidas.
Gratis, sin cuenta y sin marca de agua.
Lo que cambia al cotizar organización de eventos
Tu honorario no es el total
La coordinación va en su propio renglón, separada de lo que se le paga a la sede, al banquete y al audio. Si todo se funde en un solo número grande, el cliente negocia sobre el total y lo que termina cediendo es tu trabajo, no el del proveedor.
El número de asistentes es una variable, no un dato
El catering, el mobiliario y los meseros escalan por persona, y esa cifra se mueve hasta la última semana. Escribe la fecha de confirmación en firme y el precio del asistente extra desde la cotización, no el día del montaje.
El montaje y el desmontaje son horas que la sede cobra
El evento dura cuatro horas, pero el acceso al salón empieza en la mañana y el desmontaje termina de madrugada, muchas veces con recargo nocturno. Cotiza el bloque completo de acceso, no las horas que dura la fiesta.
Qué lleva la cotización, renglón por renglón
- Datos del organizador y cliente. RFC, contacto, tipo de evento (corporativo/social).
- Detalles del evento. Fecha, hora, lugar, asistentes esperados.
- Servicios incluidos. Coordinación general, decoración, audio/iluminación, catering, mobiliario, fotografía/video.
- Servicios excluidos. Bar abierto, hospedaje, transporte VIP, etc. — separados por claridad.
- Cronograma. Día por día con responsables y entregables.
- Anticipo y pagos. 30/40/30 o 50/30/20 estándar; el último 20% antes del evento.
- Política de cancelación. Por escalas: 60 días reembolso parcial, <15 días sin reembolso.
- Imprevistos. Quién paga sobreproducción si pasa la asistencia esperada.
Ejemplo: evento corporativo (lanzamiento, 100 asistentes)
Lanzamiento de producto en CDMX, con la coordinación cotizada aparte de lo que se le paga a cada proveedor. Así el cliente ve qué parte del total es tu trabajo.
| Concepto | Cant. | Tarifa MXN | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Coordinación general (3 meses) | 1 | $25,000 | $25,000 |
| Renta de venue | 1 | $45,000 | $45,000 |
| Catering (cocktail 3h, 100 pax) | 100 | $650/pax | $65,000 |
| Audio + iluminación + tarima | 1 | $35,000 | $35,000 |
| Mobiliario y decoración | 1 | $28,000 | $28,000 |
| Fotografía + video corto | 1 | $22,000 | $22,000 |
| Staff (anfitriones + meseros) | 1 lote | $18,000 | $18,000 |
| Subtotal | $238,000 | ||
| IVA 16% | $38,080 | ||
| TOTAL | $276,080 | ||
Cifras de referencia del mercado mexicano, para que tengas de dónde partir. Se mueven con la ciudad, la fecha (un sábado de temporada alta no cuesta lo que un martes), el número final de asistentes y las horas de acceso que te dé la sede.
Lo que cuesta un evento, por tamaño
Evento corporativo S
50-100 pax, 3-4h
$80,000–$250,000
Evento corporativo M
100-300 pax, día completo
$250,000–$700,000
Boda media
100-200 pax
$300,000–$900,000
Solo coordinación
Sin proveedores, organizar
$25,000–$80,000
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta organizar un evento corporativo en México 2026?
Para evento de 50-100 personas, 3-4 horas: $80,000-$250,000 MXN. De 100-300 personas día completo: $250,000-$700,000. Una boda media de 100-200 personas: $300,000-$900,000. Solo coordinación (sin proveedores): $25,000-$80,000. Estos rangos cubren el 80% del mercado; eventos premium pueden costar 2-5× más.
¿Qué anticipo se cobra en eventos?
El estándar es 30/40/30: 30% al firmar (no reembolsable, reserva la fecha), 40% un mes antes del evento (cuando empiezan compras grandes), 30% el día del evento o un día antes. Para eventos urgentes (con menos de 3 meses de anticipación): 50/40/10 o incluso 80/20.
¿Cómo manejo proveedores externos?
Dos modelos: (a) facturas todo tú al cliente y subcontratas a proveedores con tu propia factura — más control, más responsabilidad legal; (b) cliente paga directo a proveedores, tú solo cobras coordinación — menos riesgo pero menos margen. El modelo (a) cobra 20-30% más que el (b).
¿Qué pasa si llegan más asistentes de los esperados?
Tres tácticas: (a) cláusula de "sobre-producción" desde la cotización: cada asistente extra paga $X por catering + $Y por mobiliario; (b) tope máximo en la confirmación 7 días antes (después de eso, el cliente asume el costo); (c) factor de seguridad del 10% incluido en el costo base. Documenta esto en la cotización para evitar que se vuelva tu problema.
¿Política de cancelación recomendada?
Cancelación con más de 60 días: reembolso del 70%. Entre 30 y 60 días: reembolso del 30%. Menos de 30 días: sin reembolso (ya gastaste en compras y reservaste a proveedores). Para reagendar (no cancelar): puedes mover la fecha sin penalización si avisas con más de 30 días.
¿Necesito contrato adicional o basta la cotización?
Para eventos arriba de $50,000 MXN: contrato formal con cláusulas de cancelación, fuerza mayor, propiedad de imágenes. La cotización va como anexo del contrato. Para eventos menores: aceptación por correo + anticipo es suficiente legalmente, pero un contrato simple de 2 páginas siempre suma.
Arma la tuya con tus propias partidas
El cotizador te deja poner tu logo, separar la coordinación de cada proveedor, marcar la unidad de cada renglón y aplicar descuento e impuesto. Sale un PDF listo para mandar.
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