Catering y banquetes
Cotización de Catering y Banquetes
El cliente compara por precio por persona, y ahí adentro se esconde todo: los meseros, el montaje, la loza, el hielo, el transporte y la merma. Pero la fuga más cara no está en el menú, está en el conteo. Confirman doscientos, compras para doscientos, y llegan ciento sesenta. Si el documento no fijó un mínimo garantizado y una fecha de corte, esa diferencia la pagas tú.
Abajo está cómo se separa el precio por persona del costo real del evento, qué renglones lleva el documento y las preguntas que llegan antes de apartar la fecha. El cotizador arma el PDF con tu logo y tus conceptos.
Gratis, sin cuenta y sin marca de agua.
Lo que cambia al cotizar catering y banquetes
El mínimo garantizado se pacta antes de comprar
Fija una fecha de corte para confirmar comensales y un número por debajo del cual se cobra igual. La compra de insumos, la renta y el personal se contratan sobre ese número, no sobre quienes aparecen en la puerta. Sin esa línea, cada silla vacía sale directo de tu utilidad.
El precio por persona no es el precio del evento
Meseros, personal de cocina, montaje, loza y cristalería, transporte e hielo son renglones con su propia cantidad. Si todo se promedia en una sola cifra por invitado, la hora extra de servicio y los diez invitados de último momento salen gratis, porque no queda contra qué cobrarlos.
La sede decide la mitad del costo
Un jardín sin cocina, sin toma de agua ni de luz, con acceso por escaleras o a dos horas de la ciudad te cambia el personal, el equipo y el transporte. Ve a verlo o pregunta antes de poner un precio, y deja escrito qué tiene que proporcionar el lugar el día del evento.
Qué lleva la cotización, renglón por renglón
- Datos del proveedor y del cliente. Contacto, y la dirección y el horario del evento, no solo la fecha
- Folio, fecha y vigencia. De 15 a 30 días: el insumo fresco se mueve de precio semana con semana
- Menú por tiempos. Canapés, entrada, plato fuerte, postre y bebidas, con lo que lleva cada tiempo
- Comensales y mínimo garantizado. Número base, fecha de corte para confirmar y el piso por debajo del cual se cobra igual
- Personal. Meseros, capitán, cocina y apoyo de montaje, con cuántos son y por cuántas horas
- Montaje y renta. Loza, cristalería, mantelería, mobiliario y carpa: qué es tuyo, qué se renta y quién lo recoge
- Logística de la sede. Transporte, acceso, cocina, toma de agua y de luz, y quién paga lo que falte
- Tiempo de servicio. Hora de montaje, hora de inicio, duración incluida y tarifa de la hora extra
- Anticipo y saldo. Cuánto aparta la fecha y cuándo se liquida, siempre antes de la compra de insumos
Ejemplo de desglose de un evento
Estructura tipo de una cotización de banquete. Las cifras son de referencia y no corresponden a un menú ni a un número de comensales en particular.
| Concepto | Cant. | Tarifa MXN | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Servicio principal de catering | 1 | $15,000 | $15,000 |
| Diagnóstico o asesoría inicial | 1 | $3,500 | $3,500 |
| Hora adicional fuera de paquete | 1 h | $650/h | $650 |
| Insumos / materiales (si aplica) | aparte | — | — |
| Reporte o entregable final | incl. | — | Incluido |
| Subtotal | $19,150 | ||
| IVA 16% | $3,064 | ||
| Total | $22,214 | ||
Cifras de referencia, no una tarifa nuestra. El costo real se mueve con el número de comensales, los tiempos del menú, el tipo de servicio, cuánto equipo haya que rentar y qué tan lejos y qué tan equipada esté la sede.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una cotización de catering?
Una cotización de catering profesional debe detallar: menú por tiempo (canapés, entrada, plato fuerte, postre, bebidas), número de comensales, número de meseros (regla: 1 por cada 10-15 personas en eventos formales), montaje (loza, cristalería, mantelería), transporte al lugar del evento, personal de cocina, tiempo de servicio, y si incluye renta de mobiliario, cristalería o carpa. Especifica qué pasa si confirman menos comensales.
¿Cuánto cobra un catering por persona?
El precio por persona en catering varía según la complejidad del menú, calidad de ingredientes, número de tiempos, servicio (buffet vs servicio a la mesa), y ubicación del evento. Eventos corporativos sencillos van desde USD $15-30 por persona; bodas y eventos formales con menú gourmet pueden llegar a $80-150. Pide siempre que el precio por persona incluya meseros, montaje y limpieza — no solo la comida.
¿Qué pasa si llegan menos invitados de los confirmados?
Se cobra el número confirmado en la fecha de corte, porque sobre ese número se compró la materia prima, se rentó el equipo y se contrató al personal. Deja escrito qué día es el corte y cuál es el mínimo garantizado. Y para el caso contrario, anota el precio del comensal adicional y hasta cuántos puedes atender sin aviso previo, porque también llegan invitados de más.
¿El catering incluye la renta de mobiliario, loza y cristalería?
No siempre, y es la confusión más común. Hay quien cotiza solo alimentos y servicio, y quien incluye el montaje completo. Escribe qué equipo es tuyo, qué se renta, quién lo transporta, quién lo recoge al terminar y qué pasa si se rompe o se pierde una pieza. Ese cargo por pieza dañada conviene dejarlo dicho desde la cotización, no el lunes siguiente.
¿Se cobra la prueba de menú?
Lo habitual es cobrarla y descontarla del total si el cliente contrata. Una degustación implica comprar insumos, cocinar y montar para dos o cuatro personas, y regalada a cada prospecto se vuelve un costo fijo. Define cuántas personas entran a la prueba, cuántos tiempos se prueban y cuántos cambios de menú se pueden hacer después sin recotizar el evento.
¿Qué pasa si el evento se pospone o se cancela?
Depende de qué tan cerca esté la fecha. Antes de comprar insumos y contratar personal, el anticipo suele poder recorrerse a otra fecha disponible. Después del corte de confirmación ya hay dinero gastado en materia prima, renta y personal, y eso no se recupera. Escribe los plazos y qué parte del anticipo se conserva en cada uno, antes de que alguien firme.
Desglósalo en tu propio formato
El cotizador te deja poner tu logo, un renglón por menú, personal y renta, la unidad de cada uno y el impuesto que apliques. Sale un PDF listo para mandar.
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