¿Qué es una cotización?

Una cotización es un documento comercial formal en el que un proveedor ofrece por escrito a un cliente el precio de un producto o servicio, junto con las condiciones bajo las cuales lo entregará. En Latinoamérica se le conoce también como presupuesto, oferta comercial o proforma. Su función principal es dar certeza: el cliente sabe exactamente cuánto va a pagar y qué va a recibir antes de comprometer dinero.

Para qué sirve una cotización

La cotización cumple tres funciones clave en cualquier operación comercial:

• Propuesta formal de venta: comunica de manera clara qué ofreces, a qué precio y bajo qué condiciones.
• Protección legal: deja constancia escrita de los términos acordados, evitando malentendidos posteriores.
• Herramienta de negociación: permite al cliente comparar entre varios proveedores y facilita la toma de decisión.

Elementos que debe tener una cotización profesional

1. Datos del emisor: nombre o empresa, contacto, y datos fiscales (RFC/CUIT/RUT/NIT según el país).
2. Datos del cliente: nombre del receptor y, si aplica, dirección de entrega o facturación.
3. Número y fecha: un número único por cotización y la fecha de emisión — clave para trazabilidad.
4. Vigencia: hasta cuándo se respeta el precio (ej. 15 o 30 días). Sin esto, un cliente puede volver meses después exigiendo las mismas condiciones.
5. Conceptos detallados: descripción, cantidad, precio unitario y total por línea.
6. Subtotal, impuestos y total: IVA, IGV, VAT u otro impuesto aplicable, con el total final destacado.
7. Condiciones de pago: 50% anticipo y 50% contra entrega, transferencia, contado, etc.
8. Datos bancarios o de pago (opcional): para facilitarle al cliente el depósito cuando acepte.

Cotización, presupuesto y factura — no son lo mismo

Es común confundir estos tres documentos. La diferencia es simple:

• Cotización / presupuesto: propuesta comercial antes de la venta. No tiene validez fiscal.
• Orden de compra: el cliente acepta la cotización. Formaliza el pedido.
• Factura: se emite después de la venta o el servicio. Tiene validez fiscal y se reporta al SAT / AFIP / SII / DIAN.

Si necesitas entrar a más detalle, revisa nuestra guía sobre la diferencia entre cotización, factura y presupuesto.

Formato: ¿PDF, Excel o Word?

El PDF es el formato recomendado para enviar cotizaciones a clientes. Se ve igual en cualquier dispositivo, no se puede editar por accidente y transmite profesionalismo. Excel y Word sirven para trabajar internamente, pero al enviar al cliente siempre convierte a PDF. Con Cotizadora Online generas el PDF directamente sin tener que convertir.